Hợp đồng thuê căn hộ là căn cứ quan trọng nhất để bảo vệ quyền lợi của cả chủ nhà và người thuê. Theo quy định, hợp đồng thuê nhà ở phải được lập thành văn bản; việc công chứng, chứng thực không bắt buộc mà tùy nhu cầu của các bên. Thực tế, phần lớn tranh chấp giữa chủ nhà và người thuê không xuất phát từ ý định xấu mà từ những điều khoản ghi không rõ, hoặc không được ghi lại: tiền cọc hoàn khi nào, ai trả tiền sửa máy lạnh, báo trước bao lâu khi muốn dọn đi, nội thất nào đã hỏng sẵn từ trước.
Bài viết này đi qua 8 điều khoản nên có trong mọi hợp đồng thuê căn hộ chung cư. Với mỗi điều khoản, bạn sẽ thấy vì sao cần có, nên ghi những gì, mẫu câu tham khảo và các lỗi thường gặp. Cuối bài là checklist trước khi ký, giấy tờ đi kèm và câu hỏi thường gặp. Nội dung dành cho cả chủ nhà và người đi thuê, vì một hợp đồng tốt phải công bằng với cả hai bên.
8 điều khoản cần có:
- Thông tin các bên và căn hộ
- Giá thuê và kỳ thanh toán
- Tiền đặt cọc và điều kiện hoàn cọc
- Chi phí phát sinh
- Danh mục nội thất và biên bản bàn giao
- Trách nhiệm sửa chữa
- Thời hạn, gia hạn và chấm dứt hợp đồng
- Nội quy tòa nhà và đăng ký tạm trú
1. Thông tin các bên và căn hộ cho thuê
Vì sao cần?
Đây là nền tảng của hợp đồng. Thông tin sai hoặc thiếu có thể khiến hợp đồng bị xem là không đúng chủ thể, gây khó khăn khi cần giải quyết tranh chấp. Người thuê cần chắc chắn người ký là chủ sở hữu hoặc người được ủy quyền hợp lệ; nếu không, họ có thể mất cọc khi chủ sở hữu thật không công nhận giao dịch.
Nên ghi những gì?
- Họ tên, ngày sinh, số CCCD hoặc hộ chiếu, địa chỉ, số điện thoại của hai bên.
- Nếu bên cho thuê là người được ủy quyền: ghi rõ số, ngày của văn bản ủy quyền.
- Nếu bên thuê là doanh nghiệp: tên công ty, mã số thuế, người đại diện.
- Mã căn, tầng, tòa, diện tích, địa chỉ dự án; số sổ hồng hoặc số hợp đồng mua bán.
- Mục đích thuê và số người dự kiến ở.
Mẫu câu tham khảo
Bên A (bên cho thuê) là chủ sở hữu căn hộ số …, tầng …, tòa …, diện tích … m², theo Giấy chứng nhận số … cấp ngày …. Bên B thuê căn hộ để ở, số người cư trú tối đa … người.
Lỗi thường gặp
Ghi thiếu mã căn hoặc sai diện tích so với sổ; không ghi số người ở, dẫn đến tranh cãi khi người thuê cho thêm người vào ở; người ký không phải chủ sở hữu nhưng không có ủy quyền.
2. Giá thuê và kỳ thanh toán
Vì sao cần?
Giá thuê là điều khoản được thương lượng nhiều nhất nhưng lại hay bị ghi sơ sài. Giá đã gồm phí quản lý chưa, thanh toán trước hay sau, trễ hạn xử lý thế nào, giá có điều chỉnh khi gia hạn không – nếu không ghi rõ sẽ thành nguồn mâu thuẫn mỗi tháng.
Nên ghi những gì?
- Giá thuê mỗi tháng bằng số và bằng chữ.
- Giá đã bao gồm hay chưa bao gồm phí quản lý, internet, gửi xe.
- Kỳ thanh toán và hạn chót thanh toán trong kỳ.
- Hình thức thanh toán và số tài khoản nhận tiền.
- Xử lý khi chậm thanh toán: thời gian ân hạn, hậu quả nếu quá hạn.
- Nguyên tắc điều chỉnh giá khi gia hạn hợp đồng.
Mẫu câu tham khảo
Giá thuê là … đồng/tháng (bằng chữ: …), chưa bao gồm phí quản lý, điện, nước, internet và phí gửi xe. Bên B thanh toán theo kỳ … tháng/lần, chậm nhất vào ngày … của kỳ, bằng chuyển khoản vào tài khoản của Bên A.
Lỗi thường gặp
Không ghi rõ giá đã gồm phí quản lý hay chưa; thanh toán tiền mặt không biên nhận; không thỏa thuận trước về điều chỉnh giá nên đến lúc gia hạn hai bên có kỳ vọng rất khác nhau.
3. Tiền đặt cọc và điều kiện hoàn cọc
Vì sao cần?
Đây là điều khoản phát sinh tranh chấp nhiều nhất. Người thuê lo bị khấu trừ vô lý khi trả nhà; chủ nhà lo không đủ bù đắp hư hỏng hoặc tiền thuê còn nợ. Ghi rõ từ đầu giúp cả hai bên yên tâm.
Nên ghi những gì?
- Số tiền cọc và thời điểm đặt cọc.
- Thời hạn hoàn cọc sau khi trả nhà và đối soát chi phí.
- Các trường hợp được khấu trừ: hư hỏng vượt mức hao mòn thông thường, nợ tiền thuê, điện nước, phí quản lý.
- Trường hợp mất cọc: đơn phương chấm dứt hợp đồng trước hạn không báo trước.
- Trường hợp chủ nhà phải hoàn cọc và bồi thường nếu đơn phương chấm dứt.
Mẫu câu tham khảo
Bên B đặt cọc số tiền … đồng. Bên A hoàn trả tiền cọc trong vòng … ngày kể từ ngày Bên B bàn giao lại căn hộ, sau khi khấu trừ các khoản còn nợ và chi phí sửa chữa hư hỏng vượt mức hao mòn thông thường (nếu có) được hai bên xác nhận trong biên bản trả nhà.
Lỗi thường gặp
Chỉ ghi số tiền cọc mà không ghi thời hạn hoàn; không phân biệt hao mòn thông thường với hư hỏng; không có biên bản bàn giao ban đầu nên không chứng minh được hư hỏng do ai gây ra.
4. Chi phí phát sinh trong thời gian thuê
Vì sao cần?
Ngoài tiền thuê, người ở chung cư còn nhiều khoản chi phí định kỳ. Nếu không ghi rõ bên nào trả và trả cho ai, dễ xảy ra tình trạng nợ phí với ban quản lý mà chủ nhà không biết, đến khi trả nhà mới phát hiện.
Nên ghi những gì?
- Phí quản lý tòa nhà: bên nào trả, trả trực tiếp cho ban quản lý hay qua chủ nhà.
- Điện, nước: theo hóa đơn thực tế, chỉ số đầu kỳ ghi trong biên bản bàn giao.
- Internet, truyền hình: ai đăng ký, ai trả.
- Phí gửi xe theo quy định của tòa nhà.
- Chi phí làm thẻ cư dân, thẻ thang máy bổ sung nếu có.
Mẫu câu tham khảo
Bên B thanh toán trực tiếp tiền điện, nước theo hóa đơn thực tế và phí gửi xe theo quy định của Ban quản lý. Phí quản lý do Bên … thanh toán. Chỉ số điện, nước tại thời điểm bàn giao được ghi tại Biên bản bàn giao.
Lỗi thường gặp
Không ghi chỉ số điện nước lúc nhận nhà; không kiểm tra công nợ phí quản lý định kỳ; thỏa thuận miệng về việc ai trả internet.
5. Danh mục nội thất và biên bản bàn giao
Vì sao cần?
Danh mục nội thất và biên bản bàn giao là bằng chứng về tình trạng căn hộ lúc bắt đầu thuê. Khi trả nhà, hai bên đối chiếu với tài liệu này để xác định hư hỏng mới phát sinh. Không có nó, mọi tranh luận chỉ còn là lời nói của bên này với bên kia.
Nên ghi những gì?
- Liệt kê từng món nội thất, thiết bị theo từng phòng: tên, số lượng, tình trạng.
- Ghi rõ các điểm đã hư hỏng, trầy xước sẵn.
- Kèm ảnh hoặc video hiện trạng có ngày giờ.
- Chỉ số điện, nước tại thời điểm bàn giao.
- Số lượng chìa khóa, thẻ từ, thẻ thang máy, điều khiển.
Mẫu câu tham khảo
Danh mục nội thất, thiết bị (Phụ lục 01) và Biên bản bàn giao (Phụ lục 02) là một phần không tách rời của hợp đồng này. Khi chấm dứt hợp đồng, Bên B bàn giao lại căn hộ và các tài sản theo đúng danh mục, trừ hao mòn tự nhiên.
Lỗi thường gặp
Chỉ ghi chung chung “full nội thất”; không chụp ảnh các điểm hư hỏng sẵn; không ghi số lượng thẻ từ, chìa khóa nên thiếu khi trả nhà.
6. Trách nhiệm sửa chữa, bảo trì
Vì sao cần?
Máy lạnh hỏng, bồn cầu rò rỉ, bóng đèn cháy là chuyện thường ngày. Nếu hợp đồng không phân định, người thuê có thể chờ chủ nhà sửa, chủ nhà cho rằng người thuê phải tự lo, còn sự cố thì kéo dài.
Nên ghi những gì?
- Phân biệt hư hỏng do sử dụng thông thường và hư hỏng do lỗi người thuê.
- Hạng mục người thuê tự xử lý: thay bóng đèn, pin điều khiển, vệ sinh máy lạnh định kỳ.
- Hạng mục chủ nhà chịu: hỏng thiết bị lớn do hao mòn, lỗi kết cấu.
- Thời gian chủ nhà phản hồi và khắc phục sự cố.
- Người thuê có được tự sửa rồi trừ vào tiền thuê không, điều kiện thế nào.
Mẫu câu tham khảo
Hư hỏng do hao mòn tự nhiên của thiết bị do Bên A chịu chi phí sửa chữa trong vòng … ngày kể từ khi nhận được thông báo. Hư hỏng do lỗi sử dụng của Bên B do Bên B chịu chi phí. Vật tư tiêu hao như bóng đèn, pin điều khiển do Bên B tự thay thế.
Lỗi thường gặp
Không có thời hạn khắc phục; không ghi kênh thông báo sự cố; người thuê tự sửa mà không báo trước rồi đòi trừ tiền.
7. Thời hạn, gia hạn và chấm dứt hợp đồng
Vì sao cần?
Kế hoạch của người thuê và chủ nhà có thể thay đổi: người thuê chuyển công tác, chủ nhà cần bán căn hộ. Điều khoản chấm dứt rõ ràng giúp hai bên xử lý êm thấm, không phải tranh cãi về tiền cọc.
Nên ghi những gì?
- Ngày bắt đầu, ngày kết thúc hợp đồng.
- Thời hạn thông báo trước nếu muốn gia hạn hoặc không gia hạn.
- Thời hạn báo trước khi một bên muốn chấm dứt trước hạn.
- Hậu quả khi chấm dứt trước hạn không báo trước.
- Các trường hợp được đơn phương chấm dứt mà không bị phạt.
- Xử lý khi chủ nhà bán căn hộ trong thời gian thuê.
Mẫu câu tham khảo
Thời hạn thuê là … tháng, từ ngày … đến ngày …. Bên nào muốn chấm dứt hợp đồng trước thời hạn phải thông báo bằng văn bản cho bên kia ít nhất … ngày. Trường hợp Bên B chấm dứt trước hạn không thông báo đúng thời hạn, Bên B không được hoàn lại tiền cọc.
Lỗi thường gặp
Chỉ ghi thời hạn mà không ghi thời gian báo trước; không dự liệu trường hợp bán căn hộ; phạt một chiều chỉ áp cho người thuê, thiếu công bằng.
8. Nội quy tòa nhà và đăng ký tạm trú
Vì sao cần?
Sống trong chung cư nghĩa là tuân thủ nội quy chung. Người thuê vi phạm nội quy có thể khiến chủ nhà bị ban quản lý nhắc nhở hoặc xử lý. Bên cạnh đó, đăng ký tạm trú là nghĩa vụ theo quy định về cư trú.
Nên ghi những gì?
- Người thuê cam kết tuân thủ nội quy tòa nhà.
- Quy định về thú cưng, khách lưu trú qua đêm, giờ sửa chữa.
- Không tự ý thay đổi kết cấu, không cho thuê lại khi chưa được đồng ý.
- Trách nhiệm đăng ký tạm trú; với khách nước ngoài, chủ nhà khai báo tạm trú với cơ quan công an.
- Quyền của chủ nhà kiểm tra căn hộ: báo trước, có mặt người thuê.
Mẫu câu tham khảo
Bên B cam kết tuân thủ Nội quy quản lý, sử dụng nhà chung cư, không cho thuê lại căn hộ khi chưa có sự đồng ý bằng văn bản của Bên A. Các bên phối hợp thực hiện thủ tục đăng ký tạm trú theo quy định.
Lỗi thường gặp
Bỏ qua nội quy thú cưng dẫn đến bị phản ánh; quên đăng ký tạm trú; người thuê tự ý cho người khác thuê lại.
Hợp đồng thuê do doanh nghiệp đứng tên cần lưu ý gì?
Khi bên thuê là doanh nghiệp thuê cho nhân sự, hợp đồng có một số điểm khác so với cá nhân thuê:
- Thông tin bên thuê: tên công ty, mã số thuế, địa chỉ trụ sở, người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền ký.
- Danh sách người ở: ghi trong phụ lục, kèm quy trình thông báo khi thay đổi người ở để chủ nhà cập nhật tạm trú và thẻ cư dân.
- Chứng từ thanh toán: doanh nghiệp thường cần chứng từ hợp lệ để hạch toán; cần thống nhất trước khả năng đáp ứng của chủ nhà.
- Kỳ thanh toán: có thể theo quý hoặc nửa năm, ghi rõ ngày thanh toán và tài khoản nhận.
- Chấm dứt sớm: kế hoạch nhân sự có thể thay đổi; nên có điều khoản chấm dứt sớm với thời gian báo trước hợp lý.
Sau khi ký hợp đồng, hai bên nên làm gì?
- Lưu trữ hợp đồng và phụ lục: mỗi bên giữ một bản gốc, chụp lại bản điện tử để tra cứu khi cần.
- Hoàn tất thủ tục với ban quản lý: thẻ cư dân, thẻ thang máy, gửi xe, đăng ký tạm trú.
- Thống nhất kênh liên lạc: số điện thoại, nhóm tin nhắn để báo sự cố, nhắc thanh toán.
- Lưu biên nhận thanh toán: mỗi kỳ thanh toán nên có xác nhận, tránh nhầm lẫn khi đối soát cuối hợp đồng.
- Ghi nhận các thay đổi bằng phụ lục: điều chỉnh giá, thêm người ở, thay đổi nội thất đều nên lập phụ lục có chữ ký hai bên.
Những việc này giúp hợp đồng thực sự phát huy tác dụng trong suốt thời gian thuê, không chỉ là giấy tờ ký cho có lúc ban đầu.
Checklist trước khi ký hợp đồng thuê căn hộ
| Hạng mục | Chủ nhà kiểm tra | Người thuê kiểm tra |
|---|---|---|
| Giấy tờ | CCCD/hộ chiếu người thuê | Sổ hồng hoặc HĐMB, ủy quyền nếu có |
| Giá và chi phí | Kỳ thanh toán, tài khoản nhận | Giá đã gồm gì, chi phí phát sinh |
| Cọc | Điều kiện khấu trừ | Thời hạn hoàn cọc |
| Nội thất | Danh mục đầy đủ | Ảnh hư hỏng sẵn |
| Sửa chữa | Phạm vi trách nhiệm | Thời gian khắc phục |
| Chấm dứt | Thời gian báo trước | Phạt hai chiều công bằng |
| Nội quy, tạm trú | Đính kèm nội quy | Quy định thú cưng, khách |
Giấy tờ nên đi kèm hợp đồng
- Bản sao sổ hồng hoặc hợp đồng mua bán căn hộ.
- Bản sao CCCD/hộ chiếu của hai bên.
- Văn bản ủy quyền nếu có.
- Phụ lục danh mục nội thất.
- Biên bản bàn giao có chỉ số điện nước và ảnh hiện trạng.
- Bản nội quy tòa nhà hoặc xác nhận đã đọc.
Áp dụng khi thuê tại dự án có ban quản lý chuyên nghiệp
Ở các tòa nhà có đơn vị quản lý vận hành chuyên nghiệp, nhiều thủ tục đi kèm hợp đồng thuê được hỗ trợ ngay khi bàn giao: làm thẻ cư dân, đăng ký gửi xe, hướng dẫn nội quy và tạm trú. Ví dụ, tại dự án căn hộ trên Đại lộ Bình Dương đối diện KCN VSIP 1, tòa nhà do Anabuki (Nhật Bản) quản lý vận hành và theo tài liệu chủ đầu tư tháng 3/2026, 100% căn hộ đã có sổ hồng – điều kiện thuận lợi để người thuê kiểm tra giấy tờ chủ nhà. Người có nhu cầu thuê căn hộ tại The Emerald Golf View có thể tham khảo thêm checklist và quy trình thuê 5 bước trước khi đặt cọc.
Câu hỏi thường gặp về hợp đồng thuê căn hộ
Hợp đồng thuê căn hộ có bắt buộc công chứng không?
Không bắt buộc. Hợp đồng thuê nhà ở phải lập thành văn bản; công chứng, chứng thực chỉ thực hiện khi các bên có nhu cầu.
Hợp đồng miệng có giá trị không?
Hợp đồng thuê nhà ở cần lập thành văn bản. Thỏa thuận miệng rất khó chứng minh khi có tranh chấp, nên dù quen biết hai bên vẫn nên ký văn bản.
Có nên làm hợp đồng song ngữ với khách nước ngoài?
Nên. Hợp đồng song ngữ Việt – Anh giúp hai bên hiểu thống nhất; cần ghi rõ bản ngôn ngữ nào được ưu tiên khi có khác biệt.
Chủ nhà có được vào căn hộ khi người thuê vắng mặt không?
Nên thỏa thuận rõ trong hợp đồng: chủ nhà kiểm tra căn hộ khi có lý do chính đáng, báo trước và có mặt người thuê, trừ trường hợp khẩn cấp như rò nước, cháy nổ.
Nếu chủ nhà bán căn hộ khi đang cho thuê thì sao?
Chủ nhà cần thông báo cho bên mua về hợp đồng thuê đang hiệu lực và thống nhất phương án xử lý. Hợp đồng thuê nên có điều khoản dự liệu tình huống này để bảo vệ người thuê.
Có mẫu hợp đồng chuẩn không?
Có nhiều mẫu tham khảo, nhưng nên điều chỉnh theo thực tế căn hộ và thỏa thuận của hai bên, đảm bảo đủ 8 điều khoản nêu trong bài. Với trường hợp phức tạp, nên tham khảo luật sư.
Có cần đăng ký hợp đồng thuê với cơ quan nhà nước không?
Hợp đồng thuê căn hộ giữa cá nhân với nhau không cần đăng ký với cơ quan nhà nước để có hiệu lực; hai bên ký kết bằng văn bản là đủ. Tuy nhiên, người thuê vẫn cần đăng ký tạm trú theo quy định về cư trú, và chủ nhà khai báo tạm trú cho khách nước ngoài với cơ quan công an.
Có thể sửa đổi hợp đồng giữa chừng không?
Được, nếu hai bên đồng ý. Mọi thay đổi như điều chỉnh giá, gia hạn, thêm người ở nên lập phụ lục có chữ ký của cả hai bên để làm căn cứ.
Kết luận
Một hợp đồng thuê căn hộ tốt không cần dài, nhưng phải rõ. Tám điều khoản – thông tin các bên, giá và thanh toán, tiền cọc, chi phí phát sinh, danh mục nội thất, sửa chữa, thời hạn và chấm dứt, nội quy và tạm trú – bao phủ gần như toàn bộ tình huống thường gặp. Dành thêm một giờ để đọc kỹ, chụp ảnh hiện trạng và ký đủ phụ lục sẽ giúp cả chủ nhà lẫn người thuê yên tâm suốt thời gian thuê.
Nội dung mang tính tham khảo, không thay thế tư vấn pháp lý cho trường hợp cụ thể.
